POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
TOTAL EDUCATION PROGRAM TEP S.A.S. | POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
POLÍTICA INTEGRAL DE PRIVACIDAD
Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Total Education Program TEP S.A.S.
RUC 1793204573001
Dato
Información
Fecha de actualización
22 de julio de 2026
Sitio web
ALCANCE DEL DOCUMENTO
Esta versión actualiza y sustituye las políticas anteriores de TEP. Su contenido debe mantenerse alineado con los tratamientos, proveedores, sistemas y procedimientos realmente utilizados por la empresa.
Documento público de información al titular.
1. Objeto y marco normativo
Esta Política informa cómo Total Education Program TEP S.A.S. (“TEP”) trata los datos personales en sus actividades educativas, comerciales, administrativas, laborales y tecnológicas. Su finalidad es garantizar transparencia, facilitar el ejercicio de derechos y establecer reglas generales de privacidad.
La Política se aplica conforme a la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento General, las disposiciones de la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) y las demás normas aplicables.
Cuando un tratamiento requiera consentimiento, TEP lo solicitará de manera previa, libre, específica, informada e inequívoca. Esta Política no reemplaza los consentimientos particulares que correspondan.
2. Responsable del tratamiento
Dato
Información
Razón social
TOTAL EDUCATION PROGRAM TEP S.A.S.
RUC
1793204573001
Domicilio
Av. Eloy Alfaro 1338, N32C y Andrade Marín, Edificio Carolina Millenium, piso 14, oficina 1412, Oficinas Regus, Quito, Ecuador.
Sitio web
Correo para privacidad y derechos
Teléfono
0988127260
3. Delegada de Protección de Datos Personales
Delegada de Protección de Datos Personales: Liseth Eliana Zúñiga Ortega.
4. Alcance, origen y forma de tratamiento
Esta Política se aplica a prospectos, estudiantes, representantes legales, responsables económicos, clientes particulares y corporativos, docentes, postulantes, trabajadores, proveedores, aliados, visitantes del sitio web y demás personas que interactúen con TEP.
TEP puede obtener datos:
• Directamente del titular, mediante formularios, matrículas, contratos, llamadas, chats, correos, videollamadas, pagos, clases, eventos o solicitudes.
• De padres, madres, tutores, representantes legales o responsables económicos.
• De universidades, colegios, empresas, federaciones, aliados, referidos o clientes corporativos, cuando exista una base legítima.
• De plataformas publicitarias, redes sociales, proveedores de pago, bancos, pasarelas, servicios de cobranza o factoraje.
• De sistemas y dispositivos, mediante registros de acceso, dirección IP, cookies, navegador, dispositivo y eventos de uso.
Los datos pueden constar en bases de prospectos y CRM; matrículas y contratos; gestión académica y Q10; facturación, pagos y cartera; atención al cliente; marketing y consentimientos; talento humano y proveedores; archivos audiovisuales; registros de seguridad, cookies, analítica y respaldos.
TEP puede realizar operaciones de recolección, registro, organización, actualización, consulta, análisis, almacenamiento, utilización, comunicación, transferencia, limitación, bloqueo, anonimización, eliminación y destrucción segura, de forma manual o automatizada.
5. Datos personales que podemos tratar
Categoría
Ejemplos
Identificación y contacto
Nombres, apellidos, cédula, pasaporte, RUC, fecha de nacimiento, firma, teléfono, correo, ciudad, país y dirección declarada.
Representación y responsabilidad económica
Datos del padre, madre, tutor, representante legal, responsable económico y relación con el estudiante.
Académicos y del servicio
Idioma, nivel, horarios, asistencia, participación, evaluaciones, calificaciones, progreso, historial de clases, talleres, certificados y constancias.
Contractuales y comerciales
Programa, modalidad, cotizaciones, descuentos, becas, contratos, origen de la oportunidad, asesor asignado y estado de la relación.
Financieros y transaccionales
Referencias de pago, montos, fechas, estados, facturas, comprobantes, saldos y datos necesarios para cobro. TEP no almacena datos completos de tarjetas cuando el pago lo procesa una pasarela.
Comunicaciones
Chats, correos, llamadas, tickets, solicitudes, quejas, reclamos, encuestas y registros de atención.
Técnicos y de navegación
Dirección IP, dispositivo, navegador, identificadores, cookies, registros de acceso, clics y origen de campaña.
Imagen y voz
Fotografías, videos, audio, testimonios, videoclases, reuniones, eventos o llamadas, cuando corresponda.
Laborales y de proveedores
Hoja de vida, experiencia, formación, referencias, contratos, pagos, desempeño, accesos y documentación exigida por ley.
Datos sensibles o de menores
Solo cuando sean necesarios y exista una base legal y medidas reforzadas, por ejemplo para accesibilidad, seguridad, ajustes razonables o prestación del servicio.
6. ¿Para qué usamos sus datos y con qué base legal?
Finalidad
Uso
Base legal
Información y gestión comercial
Atender consultas, registrar leads, contactar, agendar sesiones, preparar cotizaciones y gestionar oportunidades.
Medidas precontractuales solicitadas por el titular; consentimiento para marketing; interés legítimo únicamente cuando esté evaluado y documentado.
Matrícula y servicio educativo
Formalizar contratos, habilitar plataformas, asignar grupos, impartir clases, registrar asistencia, evaluar, dar seguimiento y emitir constancias.
Ejecución de medidas precontractuales y contractuales; obligaciones legales.
Certificaciones y exámenes
Gestionar inscripciones, verificaciones, evaluaciones y emisión de certificados solicitados.
Ejecución contractual, solicitud expresa o consentimiento cuando se comuniquen datos a terceros.
Facturación, pagos, cartera y cobro
Emitir comprobantes, conciliar pagos, gestionar saldos, recordatorios, acuerdos, cobranza y factoraje.
Ejecución contractual, obligación legal e interés legítimo documentado para prevención de fraude o defensa de reclamos.
Atención, calidad y seguridad
Resolver solicitudes, quejas, soporte, garantías, incidentes, accesos, continuidad y protección de sistemas.
Ejecución contractual, obligación legal e interés legítimo documentado.
Marketing y eventos
Enviar promociones, novedades, contenido, encuestas, campañas y convocatorias.
Consentimiento previo y revocable.
Sitio web, cookies y analítica
Mantener el funcionamiento, seguridad, preferencias, medición de tráfico y campañas.
Interés legítimo para funciones estrictamente necesarias; consentimiento para cookies de analítica o publicidad cuando corresponda.
Imagen, voz y grabaciones
Realizar videoclases, soporte, calidad o difundir testimonios, eventos y material institucional.
Ejecución contractual o interés legítimo documentado para grabaciones necesarias; consentimiento específico para difusión promocional.
Talento humano, docentes y proveedores
Seleccionar, contratar, pagar, capacitar, evaluar, controlar accesos y cumplir obligaciones laborales o contractuales.
Medidas precontractuales, contrato y obligaciones legales.
Cumplimiento y defensa
Atender requerimientos de autoridades, auditorías y formular o defender reclamaciones.
Obligación legal y ejercicio o defensa de derechos.
TEP no utilizará los datos para finalidades nuevas incompatibles con las informadas. Cuando una nueva finalidad requiera consentimiento, lo solicitará antes de iniciar el tratamiento.
7. Datos obligatorios, consentimiento y revocatoria
Los datos identificados como obligatorios son necesarios para atender una solicitud, formalizar una matrícula o contrato, prestar el servicio, habilitar plataformas, facturar, cobrar, emitir certificados, cumplir obligaciones legales o proteger la seguridad. La negativa a entregarlos puede impedir la prestación solicitada. Los datos opcionales no condicionarán el servicio principal, salvo que sean indispensables para una funcionalidad adicional solicitada.
El titular debe procurar que sus datos sean exactos y actualizados. La información incorrecta o incompleta puede causar errores de contacto, acceso, facturación, certificación o atención.
Cuando el tratamiento se base en consentimiento, TEP no utilizará casillas premarcadas ni condicionará el servicio a autorizaciones innecesarias. El titular podrá revocar su consentimiento por el mismo medio en que lo otorgó o escribiendo a vivinstep@gmail.com. La revocatoria no afectará los tratamientos previos lícitos ni aquellos que deban continuar por contrato, ley o defensa de reclamaciones.
8. Tratamientos que requieren reglas especiales
8.1 Niñas, niños y adolescentes
TEP aplicará el interés superior del menor, protección reforzada, minimización, seguridad y lenguaje adecuado a la edad. Para menores de 15 años, el tratamiento basado en consentimiento requerirá autorización del representante legal. Desde los 15 años, el adolescente podrá consentir cuando reciba información clara y adecuada. Para datos sensibles, publicidad personalizada o decisiones automatizadas significativas se aplicarán las garantías reforzadas previstas por la normativa.
8.2 Datos sensibles
TEP no solicita datos sensibles como regla general. Si fueran indispensables para accesibilidad, ajustes razonables, seguridad, obligaciones laborales o cumplimiento legal, limitará su uso, aplicará controles reforzados y solicitará consentimiento explícito cuando corresponda.
8.3 Imagen, voz y grabaciones
TEP informará antes de grabar clases, reuniones o llamadas. El uso de fotografías, videos, voz o testimonios para publicidad, redes sociales o difusión pública requerirá autorización específica, salvo que exista otra base legal aplicable. La revocatoria producirá efectos hacia el futuro y TEP realizará esfuerzos razonables para retirar contenidos bajo su control.
8.4 Marketing y comunicaciones
Las comunicaciones promocionales se enviarán con consentimiento válido. El titular podrá solicitar la baja respondiendo “BAJA”, “SALIR” o “NO RECIBIR”, utilizando el enlace de desuscripción o escribiendo a vivinstep@gmail.com. La baja de publicidad no impide comunicaciones académicas, contractuales, de seguridad, facturación o cobro que sean necesarias.
8.5 Cookies, perfilamiento e inteligencia artificial
El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para funcionamiento, seguridad, preferencias, analítica y publicidad. Las cookies no necesarias se gestionarán mediante un mecanismo de aceptación, rechazo o configuración. TEP puede utilizar CRM, automatización o inteligencia artificial para organizar contactos, clasificar interacciones, asignar seguimientos, medir campañas o apoyar procesos académicos; no adoptará decisiones con efectos jurídicos o afectaciones significativas basadas únicamente en automatización sin informar al titular, ofrecer intervención humana y permitir impugnación.
9. Destinatarios, proveedores y transferencias
TEP no vende datos personales. Puede compartirlos o permitir acceso únicamente cuando sea necesario, exista una base legítima y se apliquen obligaciones de confidencialidad y seguridad.
Categoría
Ejemplos
Finalidad
Plataforma educativa
Q10 y proveedores equivalentes
Gestión académica, usuarios, clases, asistencia, progreso y comunicaciones.
Pagos y transferencias
Stripe, PayPal, Wise, bancos y proveedores equivalentes
Procesar pagos, transferencias, conciliaciones y referencias.
Comunicación y colaboración
Google Workspace/Gmail, Zoom, Microsoft, WhatsApp/Meta y equivalentes
Correo, formularios, videoconferencia, mensajería y soporte.
CRM, marketing y analítica
Proveedores de CRM, formularios, pauta, correo masivo y analítica
Gestión de leads, campañas, preferencias y medición.
Infraestructura y seguridad
Hosting, nube, almacenamiento, respaldos, ciberseguridad y soporte
Alojamiento, continuidad, protección y mantenimiento.
Certificación y evaluación
Centros de examen, entidades certificadoras y aliados
Inscripción, evaluación, emisión o verificación solicitada por el estudiante.
Cobranza y factoraje
Proveedores autorizados de cobro, cartera o factoraje
Gestión de pagos, vencimientos, conciliación y financiamiento.
Asesores y autoridades
Contadores, abogados, auditores, SRI, IESS, Ministerio del Trabajo, SPDP y autoridades competentes
Cumplimiento, auditoría, defensa y atención de requerimientos válidos.
Aliados y clientes corporativos
Universidades, colegios, empresas, federaciones e instituciones vinculadas
Ejecución de convenios, validación de beneficiarios y reportes necesarios.
Algunos proveedores o subencargados pueden procesar datos fuera del Ecuador. Antes de una transferencia internacional, TEP identificará el destinatario, país o jurisdicción, categorías de datos, finalidad y garantía aplicable, y conservará la documentación exigida. El titular podrá solicitar información sobre las transferencias relacionadas con sus datos.
10. Conservación y eliminación
TEP conservará los datos únicamente durante el tiempo necesario para cada finalidad, las obligaciones legales y la defensa de reclamaciones. Vencido el plazo, los eliminará, anonimizará o bloqueará de forma segura.
Tratamiento
Plazo referencial
Prospectos que no contrataron
24 meses desde la última interacción verificable.
Marketing y consentimiento
Mientras el consentimiento esté vigente y hasta 24 meses sin interacción. La evidencia de consentimiento y baja se conserva 5 años.
Contratos, estudiantes y clientes
Durante la relación y 7 años después de su finalización.
Facturación y soportes contables
7 años o el plazo superior que exija la normativa aplicable.
Datos académicos operativos
Durante el programa y 5 años después.
Registro mínimo de certificados
10 años desde la emisión, para verificar autenticidad.
Grabaciones de clases, llamadas o reuniones
90 días, salvo plazo informado diferente; si respaldan un reclamo, hasta 2 años después del cierre.
Atención y comunicaciones
2 años desde el cierre; 7 años si forman parte de contrato, pago, cobro o reclamación.
Postulantes no seleccionados
12 meses; hasta 24 meses con autorización para banco de talento.
Trabajadores, contratistas, proveedores y aliados
Durante la relación y 7 años después, sin perjuicio de plazos legales mayores.
Registros técnicos y de seguridad
12 meses, salvo incidentes o investigaciones.
Cookies y analítica
Según el panel de cookies y la duración informada.
Solicitudes de derechos y reclamos
5 años desde el cierre.
Los respaldos estarán sometidos a ciclos de sobrescritura y acceso restringido. Cuando la eliminación inmediata no sea técnicamente posible, los datos permanecerán bloqueados y sin uso activo hasta completar el ciclo correspondiente.
11. Derechos y procedimiento para ejercerlos
El titular o su representante puede ejercer gratuitamente los derechos de información, acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, suspensión o limitación, anulación, portabilidad, revocatoria del consentimiento y a no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas cuando produzcan efectos jurídicos o afectaciones significativas.
La solicitud podrá enviarse a vivinstep@gmail.com con el asunto “Ejercicio de derechos de datos personales” o presentarse en el domicilio de TEP. Debe incluir nombres, medio de contacto, identificación suficiente, derecho solicitado, descripción de lo requerido y acreditación de representación cuando corresponda.
TEP verificará la identidad mediante mecanismos proporcionales y responderá dentro de los plazos previstos por la LOPDP. Si la solicitud es incompleta, podrá requerir una aclaración. Toda negativa será motivada y señalará los mecanismos de reclamo.
Si el titular considera vulnerados sus derechos, no recibe respuesta en el plazo legal o la respuesta no es satisfactoria, podrá presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales, a través de los canales publicados en www.spdp.gob.ec.
12. Seguridad y gestión de incidentes
TEP aplicará medidas jurídicas, administrativas, organizativas, físicas y técnicas apropiadas al riesgo, entre ellas control de acceso por funciones, contraseñas seguras, autenticación multifactor cuando sea viable, respaldos, registros de auditoría, capacitación, confidencialidad, actualización de sistemas, eliminación segura, gestión de vulnerabilidades y privacidad desde el diseño.
Cuando ocurra una vulneración de seguridad, TEP activará su procedimiento de respuesta, documentará el incidente, contendrá y mitigará sus efectos y realizará las notificaciones a autoridades y titulares cuando lo exija la normativa. Los proveedores deberán informar a TEP sin demora indebida y colaborar con la investigación.
13. Datos de terceros y enlaces externos
Quien entregue a TEP datos de otra persona, como beneficiarios, representantes, referencias o contactos, declara que cuenta con autorización o base legítima para hacerlo y que ha proporcionado la información necesaria. TEP podrá solicitar evidencia cuando corresponda.
El sitio web o las comunicaciones pueden incluir enlaces a plataformas de terceros. El tratamiento realizado por dichos terceros se regirá por sus propias políticas, por lo que TEP recomienda revisarlas antes de proporcionar información.
14. Actualización, vigencia y contacto
TEP podrá modificar esta Política por cambios normativos, tecnológicos, operativos o de proveedores. La versión vigente será publicada en www.totaleducationonline.com. Cuando un cambio afecte sustancialmente las finalidades, bases legales, destinatarios o derechos, TEP lo comunicará por medios razonables y solicitará un nuevo consentimiento cuando sea necesario.
Fecha de actualización: 22 de julio de 2026. Esta versión sustituye las políticas anteriores y se encuentra vigente desde esa fecha.
Consultas y ejercicio de derechos: vivinstep@gmail.com | Teléfono: 0988127260.